سیستم مدیریت ایمنی (SMS) پارت 4

تعیین نفرات کلیدی ایمنی

مراکز بايد مدير ايمني را در شركت خود منصوب نمايند. مدير ايمني مسئول هماهنگی استقرار و نگهداري سيستم مديريت ايمني به صورت اثربخش مي‌باشد.
از دیدگاه پاسخگویی، مدیر ایمنی از یکسو در خصوص عملکرد سیستم مدیریت ایمنی در شرکت به مدیرعامل پاسخگو می‌باشد و از سوی دیگر در خصوص ارائه خدمات و مشاوره ایمنی، به سایر بخش‌های مرکز پاسخگو می باشد. انتخاب يك مدير ايمني مجرب و توانمند، نقش كليدي در كارآمدي و اثر بخشي فعاليت‌هاي دفتر ايمني دارد. این شخص به عنوان مدیر بخش ایمنی، مسئولیت ارائه پیشنهادات در خصوص موضوعات مدیریت ایمنی به مدیریت ارشد و مدیران فنی و عملیاتی را بر عهده دارد و مسئول هماهنگی در خصوص موارد ایمنی و برقراری ارتباط در شرکت و همچنین با سایر بخش‌های خارج شرکت می‌باشد.

از جمله شرح وظایف و مسئوليت‌هاي مدیر ایمنی مي توان به موارد زیر اشاره نمود:
1. مدیریت برنامه استقرار سیستم مدیریت ایمنی (SMS Implementation Plan) به عنوان نماینده مدیر عامل
2. انجام/تسهیل در انجام شناسایی مخاطرات و تجزیه و تحلیل ريسك هاي ایمنی
3. پایش اقدامات اصلاحی و ارزیابی نتایج آن
4. ارائه گزارشات منظم و دوره اي در خصوص عملکرد ایمنی شرکت
5. نگهداری مدارک و مستندات ایمنی
6. برنامه ریزی و تسهیل آموزش ایمنی پرسنل
7. ارائه توصیه های مستقل در خصوص موارد مربوط به ایمنی به مدير عامل و حوزه های مختلف فنی و عملیاتی
8. پایش نگرانی‌های ایمنی در صنعت هوانوردی و تاثیر آنها بر شرکت مربوط
9. هماهنگی و ارتباط با سازمان و ارائه اطلاعات مورد نیاز به عنوان نماینده مدیر عامل
10. هماهنگی و ارتباط با سازمان‌های بین المللی در خصوص موارد مربوط به ایمنی به عنوان نماینده مدیر عامل

شرایط احراز مدير ايمني مراکز شامل حداقل موارد زیر می‌باشد:
1- داشتن تجربه مناسب در مديريت ايمني/كيفيت
2- داشتن تجربه فني/عملياتي مناسب و مرتبط
3- داشتن پیشینه فنی/عملیاتی به منظور درك مناسب سیستم‌هایی که از انجام عملیات پشتیبانی می‌نمایند
4- توانايي برقراري ارتباط با اشخاص
5- داشتن مهارت تحليل و حل مشکلات
6- داشتن مهارت مديريت پروژه
7- داشتن مهارت برقراري ارتباطات كتبي و شفاهی

با توجه به وسعت و پیچیدگی دامنه‌کاری مرکز، کارکنان بیشتری ممکن است مدیر ایمنی را پشتیبانی نمایند.مدیر ایمنی، فرد مسئول برای جمع آوری و تحلیل داده‌های ایمنی و توزیع و ارائه اطلاعات ایمنی مربوطه به مدیران فنی/عملیاتی می‌باشد. توزیع و ارائه اطلاعات ایمنی توسط دفتر ایمنی، گام مهم در فرآیند مدیریت ریسک ایمنی می‌باشد. این اطلاعات ایمنی باید توسط مدیران فنی/عملیاتی مورد استفاده قرار گیرد تا ریسک های ایمنی کنترل شود.
بايد توجه نمود كه :

1- پست مدیر ایمنی باید به عنوان یکی از پست‌های مدیریت‌های ارشد شرکت محسوب شود. مدیر ایمنی باید به مدیر عامل، مدیریت ارشد و مدیران میانی مجموعه دسترسی و با آنها مستقیماً ارتباط داشته باشد.

2- مدیر ایمنی می تواند مطابق رهنمود مدیر اجرایی پاسخگو و براساس رویه‌های مشخص شده در مستندات سیستم مدیریت ایمنی مرکز، به انجام ممیزی، بازرسی و تفحص در تمام حوزه ها و همچنين بررسی رویدادهای ایمنی درون شرکت بپردازد.

3- مدیر ایمنی نباید جایگاه یا مسئولیت دیگری در شرکت داشته باشد که ممکن است با نقش او به عنوان مدیر ایمنی در تضاد باشد یا آن را تضعیف نماید.

4- مراکز، در صورت عدم تمایل به همکاری با فرد معرفی شده به عنوان مدير ايمني تا تعیین و تأیید مدير ایمنی جدید، ملزم به ابقاء نامبرده در سمت محوله می‌باشند.

مراکز باید به شکل مقتضی، کمیته‌های ایمنی جهت پشتیبانی از فعالیتهای سیستم مدیریت ایمنی شامل اعضای کمیته‌ها و تواتر جلسات را تشکیل دهند. تشکیل کمیته بازنگری ایمنی(Safety Review Board/Committee (SRB/SRC)) و کارگروه اجرایی ایمنی (Safety Action Group (SAG))می‌تواند این موضوع را اجابت نماید تا بستری جهت پایش جمعی تحقق اهداف ایمنی، اثر بخشی سیستم مدیریت ایمنی و کارآیی راهبردهای کنترل ریسک ایمنی فراهم گردد.

کمیته بازنگري ايمني یک کمیته عالی است که ریاست آن بر عهده مدیر اجرایی پاسخگو است و اعضای آن مدیران ارشد از قبیل مدیران فنی/عملیاتی که مسئولیت فعالیت‌ها را بر عهده دارند و همچنین مدیران بخش‌های اداری، می‌باشند. مدیر ایمنی به عنوان مشاور یا دبیر در کمیته حضور دارد. اعضاي كميته‌ها، ترتيب تشكيل جلسات و نحوه پيگيري مصوبات بايد توسط شركت در نظامنامه سیستم مدیریت ایمنی تعیین گردد. از جمله وظایف این کمیته به شرح زیر است:

1- پایش اثربخشی سیستم مدیریت ایمنی
2- پایش اینکه اقدامات اصلاحی لازم در موقع مناسب انجام می گیرد
3- پایش عملکرد ایمنی در مقايسه با خط مشی و اهداف ایمني شرکت
4- پایش اثربخشی فرآیندهای مدیریت ایمنی، در راستای حمایت و پشتیبانی از مدیریت ایمنی بعنوان یکی از فرآیندهای اصلی تجاری و بعنوان اولویت اعلام شده مرکز
5- پایش ترویج ایمنی در مرکز
6- پایش اثربخشی ایمنی در مرکز بر عملیات برونسپاری شده

کمیته بازنگری ایمنی یک کمیته عالی است و به مسائل کلان از قبیل خط‌مشی، تخصیص منابع و پایش عملکرد شرکت می پردازد. پس از آن که مسیر استراتژیک توسط کمیته بازنگری ایمنی تهیه شد، ضروریست اجرای استراتژی های ایمنی در تمام سازمان هماهنگ شود. این هماهنگی می تواند از طریق ایجاد یک کارگروه اجرایی ایمنی انجام پذیرد.
کارگروه اجرایی ایمنی یک واحد تاکتیکی است که به موارد خاص اجرایی تحت راهبری کمیته بازنگری ایمنی می پردازد. این گروه از مدیران فنی/عملیاتی و همچنین پرسنل فنی/عملیاتی تشکیل شده است و ریاست آن معمولا بر عهده یکی از مدیران فنی/عملیاتی می باشد. از جمله وظایف کارگروه اجرایی ایمنی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

1- نظارت بر عملکرد ایمنی عملیاتی در حوزه های مختلف فعالیت شركت و اطمینان از اینکه فعالیت‌های مدیریت ریسک ایمنی با مشارکت لازم کارمندان انجام می‌گیرد تا از اين طريق، درك و آگاهي ايمني در پرسنل ایجاد شود.
2- اجرای استراتژی‌های کنترلی برای پیامدهای شناسایی شده مخاطرات را هماهنگ نماید و اطمینان حاصل کند ترتیبات لازم برای جمع آوری داده‌های ایمنی و ارائه بازخورد به پرسنل وجود دارد.
3- مشکلات ایمنی ناشی از اعمال تغییرات فنی/عملیاتی و معرفی تکنولوژی‌های جدید در شرکت را ارزیابی نماید.
4- اجرای اقدامات اصلاحی را هماهنگ نماید و از انجام آن در زمان مقتضی اطمینان حاصل کند.
5- اثربخشی توصیه های ایمنی قبلي را مورد بازنگري قرار دهد.
6- بر فعالیت‌های لازم در خصوص ترویج ایمنی نظارت کند تا درک و آگاهی پرسنل در خصوص موارد ایمنی را افزایش دهد و اطمینان حاصل کند فرصت‌های مناسب برای مشارکت پرسنل در فعالیت‌های سیستم مدیریت ایمنی فراهم شده است.

هماهنگي طرح واكنش اضطراری

شرایط اضطراری به معنای وضعیت یا رویداد ناگهانی و برنامه ریزی نشده است که نیازمند اقدام فوری می‌باشد. طرح واكنش اضطراری سندی است که اقدامات لازم که باید توسط نفرات مسئول در زمان بروز شرایط اضطراری انجام گیرد را مشخص می‌سازد.
هدف از طرح واکنش اضطراری اطمینان از این موضوع است که تمهیدات لازم برای انتقال منظم و کارا از وضعیت عادي به وضعیت اضطراری، از قبیل تعیین مسئولیت‌ها و اختیارات در شرایط اضطراری، وجود دارد. هدف کلی طرح واکنش اضطراری، نجات جان افراد، تداوم انجام عملیات به صورت ایمن و برگشت به شرایط عادی در اولین فرصت ممکن می‌باشد.
مراکز ضمن تهيه طرح واکنش اضطراری، اطمینان حاصل می‌نماید این طرح به طور مناسب با طرح واکنش اضطراری سایر شرکت‌ها و نهادهایی که باید در حین ارائه خدمات با آنها تعامل نماید، هماهنگ شده است.
طرح واکنش اضطراری باید قابل انتظارترین شرایط اضطراری شناسایی شده در سیستم مدیریت ایمنی را مشخص سازد و شامل اقدامات کنترلی، تقسیم وظایف، فرآیندها و نحوه مدیریت بحران و کنترل اثربخش شرایط اضطراری یا بحران باشد.
سند طرح واکنش اضطراری باید در دسترس نفرات کلیدی مرکز و سازمان‌ها و نهادهای خارجی هماهنگ کننده و دارای نقش و مسئولیت در شرایط اضطراری باشد.
هماهنگی طرح واکنش اضطراری باید در قالب مانورهای دوره‌ای تمرین شده تا به سطح آمادگی قابل قبولی بهبود یافته و حفظ شود.
سازمان بین المللی هواپیمایی کشوری(ایکائو)، تمام مراکز را ملزم به تدوین و هماهنگی طرح واکنش اضطراری نساخته است و به همین ترتیب، فقط مراکزی که در مقررات عملیاتی خاص سازمان ملزم به تدوین و هماهنگی طرح واکنش اضطراری شده‌اند، نیاز به استقرار این جزء از سیستم مدیریت ایمنی دارند.

مستندات سیستم مدیریت ایمنی

مستندات سیستم مدیریت ایمنی مراکز شامل نظامنامه سیستم مدیریت ایمنی(SMS Manual) می‌باشد. این نظامنامه میتواند به شکل جداگانه یا به در دیگر نظامنامه‌های مراکز، منتشر گردد و توصیف کننده خط‌مشی، پاسخگویی، مسئولیت‌ها، فرآیندها و روش‌های اجرایی استقرار و نگهداری سیستم مدیریت ایمنی می‌باشد.
نظامنامه سیستم مدیریت ایمنی، مهمترین ابزار ارتباطی ایمنی مراکز با دیگر ذینفعان ایمنی مانند سازمان هواپیمایی کشوری می‌باشد.

نظامنامه سیستم مدیریت ایمنی باید شامل موضوعات به ترتیب زیر باشد:
1. کنترل و مدیریت نظامنامه
2. خط‌مشی و اهداف ایمنی
3. ارجاع به الزامات سیستم مدیریت ایمنی لازم الاجراء در مرکز
4. توصیف سیستم
5. پاسخگویی‌ها و نفرات کلیدی ایمنی
6. فرآیندها و روش‌های اجرائی سیستم گزارش‌دهی داوطلبانه و اجباری ایمنی
7. فرآیندها و روش‌های اجرائی شناسایی مخاطرات و ارزیابی ریسک
8. روش‌های اجرائی بررسی رویدادهای ایمنی
9. روش‌های اجرائی تعیین و پایش شاخص‌های عملکرد ایمنی
10. فرآیندها و روش‌های اجرائی آموزش‌های سیستم مدیریت ایمنی
11. فرآیندها و روش‌های اجرائی ارتباطات ایمنی
12. روش‌های اجرائی ممیزی داخلی
13. روش‌های اجرائی مدیریت تغییرات
14. روش‌های اجرائی مدیریت مستندات سیستم مدیریت ایمنی
15. طرح واکنش اضطراری (در صورت لزوم)
زمانی که هر یک از فرآیندها و روش‌های اجرائی سیستم مدیریت ایمنی مراکز، قبلا در سند دیگری تهیه شده است، ارجاع مقتضی به آن بخش از سند کفایت می‌کند.

مراکز باید نسبت به تدوین، تکمیل و نگهداری مستندات عملیاتی سیستم مدیریت ایمنی نیز اقدام نمایند. اسناد عملیاتی مراکز خروجی فرآیندها و روش‌های اجرائی سیستم مدیریت ایمنی مانند مدیریت ریسک ایمنی یا تضمین ایمنی می‌باشد. این اسناد باید تمامی ارکان و فرآیندهای سیستم مدیریت ایمنی را پوشش دهند و معمولا شامل موارد زیر هستند:
1. مخاطرات ثبت شده و گزارش‌های ایمنی و مخاطرات
2. شاخص‌های عملکرد ایمنی و نمودارهای مربوطه
3. سوابق ارزیابی‌های ایمنی انجام شده یا در دست اقدام
4. سوابق بازنگری‌های داخلی و ممیزی‌ها
5. سوابق در خصوص ترویج ایمنی
6. سوابق آموزش‌های ایمنی و سیستم مدیریت ایمنی کارکنان
7. سوابق مصوبات و صورتجلسات کمیته‌های ایمنی/سیستم مدیریت ایمنی
8. برنامه استقرار سیستم مدیریت ایمنی (تا قبل از استقرار کامل)
9. تحلیل فاصله جهت پشتیبانی برنامه استقرار سیستم مدیریت ایمنی